Электронная книжка. Трудовая

Россия, а вместе с ней и Удмуртия, начала переходить на электронные трудовые книжки. До 30 июня все работодатели должны в письменном виде проинформировать своих работников о необходимости сделать выбор: оставить трудовую книжку в прежнем бумажном виде или перевести ее в «цифру». Определиться работники должны до конца 2020 года. О том, что такое электронная трудовая и для чего она нужна, в интервью информационному агентству «Сусанин» рассказал заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда России по Удмуртии Сергей Блохин.

- Сергей Анатольевич, что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

- Это обычный электронный документ, подержать в руках его не получится. Переход с бумажного варианта на электронный - неотъемлемая часть всей цифровизации социальной сферы, как и электронный больничный. Она призвана обеспечить очень быстрый и удобный доступ гражданина к информации о фактах трудовой деятельности. Для работодателя это возможность оптимизации кадрового учета, выраженная в экономии времени и ресурсов. Раньше для ведения трудовой книжки организации надо было закупить бумажный бланк, которые является бланком строгой отчетности и к нему предъявляются определенные требования по хранению – закрывающийся опечатываемый шкаф или несгораемый сейф, препятствующий бесконтрольному доступу к важному документу. Все это за собой влекло определённые финансовые и временные затраты со стороны предприятия. Ведение электронной трудовой книжки предполагает разгрузить работодателя в этой части.

- В ЭТК будут содержаться сведения, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем стаже «сгорит»?

- Начиная с 1999 года все территориальные органы Пенсионного фонда сведения о фактах трудовой деятельности и так получают от работодателя в электронном виде. На первых этапах это может и был бумажной носитель, но в течение 2008-2010 годов была проведена ретроконверсия, и все эти данные мы перевели в электронный вид. Поэтому информация за предыдущие периоды не потеряется, гражданам переживать по этому поводу не надо.

- Что тогда меняется?

- Формат электронной трудовой книжки более скрупулёзен, более подробен. Раньше работодатель просто отчитывался, что такой-то гражданин работает у него, и указывал период работы. Сейчас он укажет: что гражданин работает в такой-то должности, такой-то квалификации, и сделает еще и ссылку на первичные документы кадрового учета. В дальнейшем эти сведения могут быть использованы не только для бесконтактного предоставления заявления о назначении пенсии, но и использоваться при оказании государственных услуг для получения пособий, кредитов, загранпаспортов.

- В чем преимущества перехода на ЭТК?

- Одно из первых – это быстрый и удобный доступ гражданина к своим данным. Можно в режиме онлайн хоть каждый день, сидя вечером на диване, интересоваться, есть ли изменения в лицевом счете. Электронный вариант также позволяет минимизировать ошибочные записи. К сожалению, бывают случаи, когда при выходе на пенсию у гражданина какие-то периоды работы со стороны контрольных органов подвергаются сомнениям. Ему приходится обращаться в архивы, к прежним работодателям. Теперь давайте представим, что пройдет 40 лет – где найти того работодателя? И если время упущено, остаётся только один способ защитить свои права – идти в суд. Чтобы выиграть суд, нужно собрать хорошую доказательную базу, найти недостающие документы. Просто так со слов никто гражданину не поверит, и периоды могут быть упущены. Если эти сведения формируются в электронном виде, их можно и нужно ежеквартально проверять на актуальность.

С 1 января 2021 года такие факты, как прием на работу, увольнение или перевод, работник сможет проверить на своем лицевом счете уже через несколько дней, после издания кадрового приказа. Это особенно актуально для тех, кто работает в удаленном доступе. Электронная книжка позволит проконтролировать, повысил работодатель своего работника в должности только на словах или еще и на самом деле.

Следующее преимущество – возможность дистанционного трудоустройства без необходимости ехать лично, или дистанционное оформление пенсии. Не надо будет обращаться в клиентскую службу Пенсионного фонда, предоставлять перечень необходимых для этого документов: справки о заработной плате, сведения из трудовой книжки, саму трудовую книжку, еще ряд документов – все эти данные уже будут в базе данных.

- В чем плюсы для работодателя?

- Мы уже сказали, что это существенное снижение издержек на сам кадровый учет. Кроме того, это достоверная информация о работнике, что немаловажно, потому что некоторые недобросовестные работники могут «потерять» трудовую книжку с неудобной или плохой записью об увольнении. И работодатель не будет знать всю предысторию, всю «чистоту» работника. В электронном варианте этот факт остается и никуда не потеряется. В ЭТК будут записываться и основания увольнения работника. И если будет ссылка на «нехорошую» статью, это будет видно.

Второе, появляется возможность аналитического учета кадровых ресурсов для руководства компании. Можно проанализировать и текучесть кадров, и их расстановку по структурным подразделениям в онлайн-режиме. Здесь же могут просчитываться и такие модные сейчас оценочные коэффициенты как KPI и целый ряд других критериев и оценок, которые пожелает увидеть руководитель.

Общий плюс – эти сведения у нас надежно защищены.

- Насколько надежно?

- Возникает очень много вопросов: а как сведения будут храниться. Начиная с 1999 года, то есть уже более 20 лет, ни одного факта в целом на территории Российской Федерации не зафиксировано, когда бы данные были потеряны, что подтверждает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных, потому что базы данных, которые существуют в Пенсионном фонде, регулярно проверяются контрольными органами, выдается заключение о том, что они соответствуют нормам безопасности.

Например. Давайте вернемся на 15 лет назад – все получали зарплату, стоя в очереди в кассу предприятия. Сейчас получают зарплату на карточки, и ни у кого вопросов о преимуществе электронных денег не возникает. Случаи мошенничества бывают, как правило, когда сам гражданин не соблюдает чистоту сохранности персональных данных. Так и в электронной трудовой книжке – эти данные никуда утечь в принципе не могут, если гражданин сам их не отдаст. Новый работодатель не сможет получить данные до тех пор, пока работник сам не соизволит это сделать – направив их в электронном виде или даст разрешение на доступ к базе данных.

- Что необходимо сделать работодателю для перехода на ЭТК?

- До 30 июня текущего года все работодатели должны в письменной форме в обязательном порядке уведомить всех своих наемных работников о том, что им предоставляется право выбора. Предприятию необходимо подготовиться – создать ту информационную базу и программное обеспечение, которые позволят вести кадровый учет в автоматизированном режиме и своевременно и правильно отчитываться в территориальные органы Пенсионного фонда. Кроме этого, потребуется детальная проработка существующих на предприятии локальных нормативных актов на предмет внесения в них изменений с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Это функции, которые возлагаются на работодателя.

2020 год является переходным периодом, и в течение этого времени гражданин имеет право определиться: остаться на прежнем варианте, когда в бумажную трудовую книжку будут вноситься все записи, либо вести ее в электронном виде, подав соответствующее заявление работодателю до 31 декабря текущего года. Этот переход исключительно добровольный. Никто заставить выбрать ту или иную форму не может. Если работник оставит бумажный вариант, то в дальнейшем у него будет возможность перейти на электронную трудовую книжку.

Для граждан, которые начнут свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года, такого варианта уже не предполагается, все сведения по ним будут формироваться исключительно в электронном виде.

- Благодарности и награды будут вноситься в ЭТК?

- Нет, это не предполагается. В прошлом эти данные были необходимыми для получения льгот, пособий и званий. Сейчас порядок изменился. Ни записи поощрительного характера, ни дисциплинарного в трудовую книжку заноситься не будут.

- Будет ли полный переход на ЭТК?

- Сейчас сложно об этом сказать, но думаю, что да. К этому есть предпосылки. Я беру себя в качестве примера и не вижу необходимости ведения трудовой книжки в бумажном варианте, поскольку с начала 2000-х годов сведения в территориальные органы ПФР уже представлялись в электронном виде, и они отражены на лицевом счете. К тому же, ведение в бумажном варианте трудовой книжке это дополнительное обременение моему работодателю. Точно такая же категория, а это ни много ни мало 230 тыс. жителей – те, кто начал свою трудовую деятельность в начале 2000-х годов, по ним сведения в электронном виде уже учтены на лицевом счете. Примерно в такой же ситуации находятся работающие пенсионеры – их у нас в республике почти 90 тыс. По ним сведения для назначения пенсий уже учтены на ИЛС. Никакого риска для этих категории граждан, при переходе на электронный вариант, нет. Сложив эти две категории, мы получаем почти 60% работающего населения.

Возникающие сомнения – это, скорее, ментальное ощущение, что есть бумажная трудовая книжка и ее можно потрогать. Если гражданин выберет электронный вариант, то бумажную книжку ему отдадут на руки, и он будет ее самостоятельно хранить. По мне очевиден переход, поскольку в век информатизации от этого никуда не уйти. Цифровой вариант позволяет организовать двойной контроль за правоотношениями работника и работодателя. С 2021 года к этому подключится Государственная инспекция труда, потому что за несвоевременное представление или недостоверные сведения, которые будут отражаться в данных, нерадивого работодателя будут привлекать к административной ответственности, возможно, вплоть до дисквалификации руководителя.

- Старая трудовая нужна?

- При выборе электронного варианта она уже не будет нужна.

- А если потом придется доказывать стаж?

- Мы вступили в такую эпоху, когда гражданин в силу своих гражданских прав занимает активную жизненную позицию в формировании своих пенсионных накоплений. Не руководствоваться принципом – когда доживу, тогда и поинтересуюсь. Так нельзя поступать. Интересоваться сведениями о своем пенсионном капитале за 5-10 лет уже поздно. Бывает, когда факты не соответствуют действительности или их просто нет (при неформальной занятости) на лицевом счете. Восстановить их очень сложно. Поэтому я призываю граждан, которые заинтересованы в своем будущем, уже сейчас заказать выписку.

В выписке будут отображаться все периоды работы, в том числе и за советское время. Получив выписку, гражданин сам оценит полноту данных. Если ничего не пропущено, переживать не стоит. А если каких-то периодов не хватает, надо принимать срочные меры для того, чтобы восстановить реальное положение дел. С каждым последующим годом вероятность восстановить данные, по объективным причинам, будет снижаться.

С ЭТК человек получает дополнительные возможности оперативного доступа к информации. Знакомиться с материалами личного дела и трудовой книжки – прямая обязанность работника, а работодатель обязан эти сведения предоставить. Но как часто люди интересуются этими данными?

Даже если все записи есть, неочевидно, что они соответствуют требованиям, которые предъявляются к трудовой книжке. Приведу пример: в одном из субъектов в Пенсионный фонд пришел мужчина, желающий выйти на пенсию. Открывают его трудовую книжку и обнаруживают запись следующего содержания: «принят на работу Дартом Вейдером». Выяснилось, что это крупная компания, оказывающая анимационные услуги. Но в трудовую книжку должны были вписать соответствующую штатному расписанию должность, а не роль. Да, потом внесли изменения. А если бы это было выявлено спустя 30-40 лет при назначении пенсии, куда бы пришлось обращаться человеку? Где бы он и как эти сведения подтвердил?

- Что делать, если компании уже нет?

- У нас все работодатели обязаны при ликвидации или банкротстве сдать сведения о кадровом учете и заработной плате в Архивы Удмуртии. Причем это обязательное условие, особенно если идет добровольная ликвидация. Пока документы не будут представлены, не будет справки, налоговые органы не снимут с учета. Обратиться туда. Если там нет, тогда остается только суд.

- На ваш взгляд, переход на ЭТК дастся легко?

- Сведения персонифицированного учета уже собирались ранее и собираются сейчас. Уровень электронного документооборота в республике составляет свыше 90%. Для тех, кто ведет кадровый учет с помощью автоматизированных систем, вообще никаких сложностей нет. Разработчики программного обеспечения заверяли нас на федеральном уровне еще в декабре, что у них всё готово.

Для тех, кто не ведет автоматизированный кадровый учет, могут возникнуть сложности в части необходимости изучения этих нюансов. Территориальные органы ПФР сейчас активно проводят семинары и учебы. Если есть вопросы, специалисты могут проконсультировать по телефону. На сайте у нас вывешен график проведения технических учеб.

Первая отчетная кампания стартовала уже с 1 февраля. В ней работодатели обязаны отразить те факты трудовой деятельности, которые претерпели изменения в январе 2020 года – если работник был принят, переведен, уволен, или если он написал заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Все эти факты должны будут отразить работодатели в своей отчетности, которую они обязаны предоставить с 1 по 17 февраля по месту своей регистрации в органы ПФР.