КЭДО: эксперты рассказали, с чего начать работу в системе

Решение ELMA КЭДО — это электронный кадровый документооборот, предназначенный для быстрого обмена документами, упрощенного взаимодействия с сотрудниками и ускоренного подписания документов. При его использовании предусмотрена быстрая и удобная работа с документами в электронном формате. При этом речь идёт не только о подписании и хранении документов, но и о комплексной автоматизации hr-процессов.

Рассмотрим шаги для начала работы с ELMA КЭДО.

Шаг 1. Подготовьте локальный нормативный акт (ЛНА).

Создайте документ, в котором зафиксированы регламенты и правила перехода в электронный формат, указаны зоны ответственности, а также определён порядок коммуникаций между сотрудниками.

В ЛНА нужно указать следующую информацию:

• данные об информационной системе;
• правила доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и категорий работников, которые будут принимать участие в КЭДО;
• срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
• дата перехода на КЭДО.

Шаг 2. Выполните первичную настройку решения.

1. Выполните импорт готового решения из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
2. Задайте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.
3. Укажите права доступа для внутренних и внешних пользователей.
4. Настройте интеграцию с 1С ЗУП, чтобы выгрузить данные из 1С.
5. Настройте электронную подпись. Чтобы использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), подключите модуль интеграции с удостоверяющим центром, например Sign.me. Документы, подписанные УНЭП, имеют такую же значимость и легитимность, как и бумажные документы.
6. Для работы с решением ELMA КЭДО заполните следующие справочники: Штатное расписание, Виды пособий, Виды материальной помощи, Справочник регионов, Виды справок.
7. Настройте шаблоны документов. По умолчанию в решении предусмотрены шаблоны документов для трудоустройства и шаблоны приказов и заявлений. Вы можете внести изменения в эти шаблоны в соответствии с требованиями вашей компании.

Шаг 3. Применяйте решение на практике.

Решение позволяет зарегистрировать внешнего пользователя на портале КЭДО, проверить персональные данные пользователя, подписать соглашение об электронном взаимодействии, сформировать график отпусков, запустить такие процессы, как процесс перевода сотрудника на другую должность, процесс увольнения сотрудника и оформления командировки.